Donnerstag, Februar 28, 2008

kein SPAM - dennoch nicht gewünscht

Informationen schnell und zielgerichtet an die sie benötigenden Empfänger zu bringen - mit Hilfe von firmeninternen Mailsystemen und Infoboards kein Problem. Um genau das auch zu erreichen, setzen insbesondere Dienstleister im IT und TK Bereich auf solche Systeme.

Der Empfänger aber sieht sich nicht zu selten einer Vielzahl von eintreffenden Nachrichten ausgesetzt, die er neben der Tagesarbeit lesen, verstehen und in der Arbeit zeitnah umsetzen soll.

Täglich erlebt man oftmals folgendes Szenario hautnah und live:
Den Dienstleister erreicht vom Auftraggeber eine Information mit hoher Relevanz für das eigene Geschäft. Diese Information wird in einem zentralen Infoboard bereit gestellt und kann dort von jedem Mitarbeiter des Dienstleisters auch abgerufen und gelesen werden [ob der Mitarbeiter den Inhalt auch versteht ist damit ja noch nicht gegeben]. Für die fachliche Anleitung der Mitarbeiter zuständige Leser der Nachricht im Infoboard tun nun in aller Regel folgendes: sie kopieren diese Info und senden sie per Rundmail an alle Mitarbeiter, um so sicher zu stellen, das diese Info auch von jedem Mitarbeiter wahrgenommen und umgesetzt wird. Diese Rundmail erreicht natürlich auch die disziplinarischen Vorgesetzten der Mitarbeiter, die gleiches tun und diese Mail an ihre unmittelbar Unterstellten per Rundmail versenden / weiterleiten. Was aber kommt nun beim Mitarbeiter an, der am Ende dieser Informationskette sitzt und für die Umsetzung letztlich verantwortlich zeichnet? mindestens 3mal die gleiche Information. Das oftmals mehrfach, weil zu unterschiedlichen Bereichen.

Die Folge? Ganz einfach, eingehende Mails werden ignoriert, weil der Erhalt mehrfacher Infos zum gleichen Thema den Empfänger einfach nur nervt bzw er sich mit der Verarbeitung überfordert fühlt. somit werden Informationen am ende nicht wahrgenommen, folglich nicht umgesetzt usw.

Eine mögliche Lösung für ein solches Problem ist, die Mitarbeiter [einschliesslich disziplinarischer und fachlicher Vorgesetzer] lesen täglich vor bzw. bei Dienstbeginn das Infoboard, auf den Versand von derartiger Rundmails wird konsequent verzichtet. [Das erfordert vor allem Disziplin und ist von daher nicht einfach durchzusetzen] Innerhalb flacher Hierarchien ist diese Möglichkeit die wohl Effektivste, aber sicherlich am schwersten durch zu setzende. eine andere weitere Option besteht darin, von Anfang an nur einen dieser beiden Infomationskanäle zu bedienen, da somit Doppelläufigkeit vermieden wird[auch hier ist in aller erster Linie Disziplin von Nöten].egal welche Option zur Anwendung kommt, am Ende vermeidet man die Informationsflut, in der dann wirklich wichtige Informationen sonst schnell untergehen.

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